Termos de uso

Somos Dental é um sistema de gestão para consultório odontológico, usado pela internet (navegador do computador, do tablet ou do celular). O serviço é oferecido por Welister Matos, pessoa física, CPF [CPF DO TITULAR], chamado nestes termos de "Somos Dental".

Quem contrata é o consultório: a pessoa física ou jurídica que faz o cadastro e assina o plano, representada pela pessoa que cria a conta (o responsável). Nestes termos, "consultório" é quem contrata e "equipe" são as pessoas que o responsável convida para usar o sistema.

Ao criar a conta, o responsável declara que leu e aceita estes termos e a Política de Privacidade, nas versões indicadas no topo de cada página, e que tem poderes para contratar em nome do consultório. A versão aceita fica registrada no sistema.

O consultório recebe o direito de usar o Somos Dental pela internet enquanto a assinatura estiver em dia, com os recursos do plano contratado. Entre eles:

• agenda, cadastro de pacientes, confirmação de consultas e alerta de retorno, com mensagem pronta para o WhatsApp do próprio consultório (o envio é feito pela pessoa, não pelo sistema);
• prontuário com anamnese, avaliações, evolução, arquivos clínicos (fotos, radiografias, exames) e linha do tempo do paciente;
• plano de tratamento, orçamento, termos de consentimento com assinatura do paciente na tela, receituário, atestado, contrato e orientações, em PDF com o papel timbrado do consultório;
• receitas e despesas do consultório, parcelas e débitos dos pacientes, relatórios, materiais e estoque;
• perfis de acesso (responsável, dentista e secretária), verificação em duas etapas, auditoria e exportação dos dados.

A lista completa e atual dos recursos está no próprio sistema. Recursos podem ser melhorados ou substituídos por outros equivalentes; recurso que deixar de existir é avisado com antecedência, e os dados ligados a ele continuam disponíveis para exportação.

• Os dados do cadastro precisam ser verdadeiros e mantidos atualizados, principalmente o e-mail, que é o canal oficial de avisos sobre a conta e a cobrança.
• Cada pessoa tem o seu próprio login. Senha e código de verificação são pessoais: não podem ser compartilhados.
• A verificação em duas etapas (código de um aplicativo autenticador) é obrigatória para o responsável e para quem atua como dentista, porque essas pessoas veem o prontuário. Para a secretária, é recomendada.
• O plano Consultório permite até 2 pessoas ativas, o responsável incluído, com no máximo 1 secretária. A secretária não acessa o prontuário clínico.
• O responsável decide quem entra e quem sai da equipe e responde pelos acessos que concede. Ao desligar alguém da equipe, o acesso dessa pessoa termina na hora.
• Suspeita de uso indevido da conta (senha vazada, celular perdido, acesso que ninguém reconhece) deve ser comunicada ao suporte sem demora.

Plano Consultório: a mensalidade é o valor informado na página de assinatura no momento da contratação, cobrado de forma recorrente no cartão de crédito cadastrado. O valor contratado fica registrado na conta e aparece na aba Assinatura das configurações.

• Teste grátis de 7 dias, com o cartão cadastrado no início. Durante o teste não há cobrança.
• Se a assinatura não for cancelada até o 7º dia do teste, a primeira mensalidade é cobrada automaticamente no 8º dia, e as seguintes a cada mês, na mesma data.
• Cancelar antes do fim do teste não gera nenhuma cobrança.
• O teste grátis é aplicado pelo Mercado Pago. Se, no cadastro, o Mercado Pago não confirmar o teste para aquele cartão, a assinatura é cancelada na hora, sem cobrança, e o sistema avisa a pessoa.
• Mudança no preço de tabela vale para as novas assinaturas. Quem já assina continua no valor contratado; se esse valor um dia precisar mudar, a mudança vale só para as mensalidades seguintes e é avisada por e-mail com antecedência de [PRAZO DE AVISO A DEFINIR], e quem não concordar pode cancelar antes da primeira cobrança no valor novo.
• Nota fiscal da assinatura: [REGRA DE EMISSÃO A DEFINIR COM O CONTADOR].

A cobrança é feita pelo Mercado Pago, que processa o cartão. Os dados do cartão são digitados no formulário seguro do Mercado Pago, dentro da tela de cadastro: o número do cartão não passa pelo servidor do Somos Dental e não fica guardado nele.

• Pagamento recusado é tentado de novo pelo próprio Mercado Pago, nas regras dele.
• O responsável pode trocar o cartão a qualquer momento, na aba Assinatura das configurações.
• As condições do Mercado Pago (inclusive as dele sobre privacidade) valem para a relação entre o titular do cartão e o Mercado Pago.

Se a cobrança for recusada, ou se o teste terminar sem pagamento confirmado, a conta continua funcionando normalmente por 10 dias (carência). O responsável recebe aviso por e-mail e vê o aviso no sistema.

Passada a carência sem pagamento, a conta entra em modo só leitura: consultar, imprimir e exportar continuam liberados; cadastrar, alterar e excluir ficam bloqueados até o pagamento ser regularizado. Nada é apagado por causa do atraso.

• Sem fidelidade e sem multa de cancelamento: o responsável cancela a qualquer momento, pelo próprio sistema, na aba Assinatura.
• Cancelamento durante o teste vale na hora: nada é cobrado e a conta passa a só leitura, com exportação.
• Cancelamento depois do teste vale no fim do período já pago: até lá, a conta funciona normalmente; depois, passa a só leitura, com exportação. [CONFIRMAR: o período já pago não é devolvido proporcionalmente.]
• O Somos Dental pode encerrar a conta que violar estes termos (por exemplo, uso para fins ilícitos ou tentativa de acessar dados de outro consultório), com aviso ao responsável e o mesmo direito de exportar os dados descrito na seção 8, salvo ordem legal em contrário.

Os dados que o consultório registra são do consultório. O responsável pode, a qualquer momento, inclusive com a conta em só leitura ou cancelada, gerar a exportação completa: um arquivo .zip com o PDF do prontuário de cada paciente, os arquivos clínicos originais, os PDFs dos documentos emitidos e planilhas (pacientes, agenda, financeiro, valores a receber, estoque, retornos e documentos), com o código de conferência (SHA-256) de cada arquivo. A exportação exige a verificação em duas etapas, e o arquivo fica disponível para baixar por 24 horas.

Depois do fim do acesso (cancelamento ou encerramento), os dados ficam disponíveis em modo só leitura, com exportação, por [PRAZO A DEFINIR]. Antes do fim desse prazo, o responsável é avisado por e-mail. Terminado o prazo, os dados do consultório são excluídos do banco e dos arquivos do sistema, e deixam de existir nas cópias de segurança quando cada cópia vence (o ciclo das cópias está na Política de Privacidade).

A guarda do prontuário pelo tempo exigido pelas normas da Odontologia e pela lei é responsabilidade do consultório. Por isso, recomendamos baixar a exportação completa antes do fim do acesso.

• O consultório é o controlador dos dados dos seus pacientes, na forma da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD): decide quais dados registrar e para quê, informa os pacientes e responde pelas bases legais e pelos consentimentos necessários (inclusive o de uso de imagem, que o sistema registra separado do termo do procedimento).
• O conteúdo clínico (anamnese, avaliação, diagnóstico, conduta, evolução, prescrição) é de responsabilidade do profissional que o registra. O sistema organiza e guarda; não diagnostica, não indica tratamento e não confere respostas.
• Os modelos que o sistema oferece (termos de consentimento, orientações, receituário com posologia sugerida, atestados, contratos e documentos livres) são pontos de partida. Antes de usar com pacientes, o profissional precisa revisar e adaptar cada modelo à sua prática e às normas do conselho; o documento emitido é do consultório e de quem o assina.
• O consultório cuida da guarda do prontuário pelo prazo exigido, mantém cópias pela exportação quando julgar necessário e responde pelo uso que a equipe faz do sistema.
• O sistema só pode ser usado para a gestão do próprio consultório e de forma lícita: sem dados de pessoas que não têm relação com o atendimento e sem tentar acessar dados de outro consultório, burlar limites ou testar a segurança sem autorização por escrito.

• Manter o serviço funcionando e corrigir falhas, dentro do que está descrito na seção 12.
• Tratar os dados dos pacientes só para prestar o serviço ao consultório, seguindo as instruções dele, como operador, nos termos do adendo de tratamento de dados (Anexo I).
• Manter as medidas de segurança descritas na Política de Privacidade, entre elas o isolamento dos dados de cada consultório, a verificação em duas etapas e a cópia de segurança diária criptografada.
• Avisar o consultório de incidente de segurança que envolva os dados dele, como descrito no Anexo I.
• Não vender, não alugar e não usar os dados dos pacientes para publicidade, para treinar inteligência artificial ou para qualquer finalidade própria.

• Não é assinatura digital com certificado ICP-Brasil. A assinatura do paciente na tela é uma assinatura eletrônica com registro de evidências (data, hora, código enviado ao e-mail do paciente, dispositivo e integridade do documento). Receitas e atestados são assinados pelo dentista à mão ou com uma ferramenta de assinatura digital fora do sistema.
• Não é contabilidade, conciliação bancária nem emissão de nota fiscal. O saldo dos relatórios não é lucro apurado.
• Não cobra pacientes: não emite boleto, Pix nem cobrança no cartão do paciente.
• Não é aplicativo nativo e não funciona sem internet.
• Não garante resultado: número de pacientes, faturamento, aceitação de orçamentos, comparecimento ou retorno de pacientes dependem do consultório.
• Responsabilidade por danos: [LIMITE DE RESPONSABILIDADE A DEFINIR NA REVISÃO JURÍDICA]. O Somos Dental não responde por falhas de serviços de terceiros fora do seu controle (internet do consultório, provedores de e-mail, Mercado Pago) nem por uso indevido de login causado por senha compartilhada.

O sistema funciona pela internet, 24 horas por dia, mas pode ficar fora do ar por manutenção ou por falha de algum fornecedor (hospedagem, banco de dados). Manutenção programada é avisada no sistema ou por e-mail sempre que possível. Não há garantia de disponibilidade em porcentagem.

Canais do suporte: e-mail contato@somosdental.com.br e WhatsApp (85) 9 9995-5222. Instagram: @app.somosdental. O suporte orienta sobre o uso do sistema e investiga falhas; não faz atendimento clínico, jurídico ou contábil. Para investigar um problema, o suporte pode precisar ver a tela do consultório: isso só acontece com autorização do responsável.

O software, a marca Somos Dental, o visual e os modelos de documentos são de Welister Matos. O consultório recebe uma licença de uso pessoal, não exclusiva e intransferível, enquanto a assinatura existir. Não é permitido copiar, revender, sublicenciar, fazer engenharia reversa do sistema ou acessá-lo por robôs fora do uso normal.

Os dados e documentos que o consultório registra continuam do consultório (e, no que couber, dos pacientes). Os textos que o consultório escreve a partir dos modelos podem ser usados por ele livremente, dentro e fora do sistema.

Estes termos podem mudar. Cada versão tem data e fica publicada nesta página. Mudança relevante é avisada por e-mail e no sistema com antecedência de [PRAZO DE AVISO A DEFINIR], e o aceite da versão nova fica registrado. Quem não concordar pode cancelar e exportar os dados, nas condições destes termos.

• Avisos sobre a conta são enviados ao e-mail do responsável cadastrado no sistema.
• Deixar de exigir um direito destes termos uma vez não significa abrir mão dele.
• Se uma cláusula for considerada inválida, as demais continuam valendo.
• Estes termos seguem a lei brasileira. Fica eleito o foro da comarca de [CIDADE/UF DO FORO], sem prejuízo do foro do domicílio do consultório quando a lei de defesa do consumidor se aplicar.

Este adendo faz parte dos termos de uso e vale para os dados pessoais dos pacientes (e de outras pessoas, como responsáveis legais e contatos de emergência) que o consultório registra no Somos Dental. Nele, o consultório é o controlador e o Somos Dental (Welister Matos) é o operador, nos termos da LGPD.

O operador trata esses dados só para prestar o serviço contratado: guardar, organizar, mostrar às pessoas da equipe conforme o perfil de cada uma, gerar documentos e exportações, enviar os e-mails que o consultório pede, fazer as cópias de segurança e manter a segurança do sistema. Usar o sistema conforme os termos é a instrução do consultório. O operador não trata os dados para finalidade própria e avisa o consultório se uma instrução parecer contrária à lei.

O painel de administração da plataforma não mostra pacientes nem prontuário. O operador só acessa dados de pacientes de um consultório quando o responsável pede ajuda e autoriza, quando a lei ou uma ordem judicial exige, ou para conter um incidente de segurança. Quem trabalhar no serviço em nome do operador fica obrigado a manter sigilo.

O consultório autoriza o uso dos fornecedores listados na Política de Privacidade (seção "Com quem os dados são compartilhados"), cada um só para a sua parte do serviço. Fornecedor novo que trate dados de pacientes é incluído nessa lista e avisado ao consultório com antecedência de [PRAZO DE AVISO A DEFINIR]; o consultório que não concordar pode cancelar e exportar os dados.

O operador mantém as medidas de segurança descritas na Política de Privacidade. Se souber de incidente de segurança que possa envolver dados do consultório, avisa o responsável por e-mail em até [PRAZO A DEFINIR] depois de confirmado, com o que se sabe até ali (o que aconteceu, quais dados, quais titulares, o que já foi feito), e continua informando conforme a apuração avança. A comunicação à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e aos pacientes cabe ao consultório, como controlador; o operador fornece as informações necessárias para isso.

Pedido de paciente que chegar ao operador é encaminhado ao consultório, sem resposta direta ao paciente. O sistema oferece ao consultório os meios para atender os pedidos: consulta e correção do cadastro, impressão e PDF do prontuário, planilhas e a exportação completa. Correção de registro clínico assinado é feita por retificação com justificativa, sem apagar o original.

No fim do contrato, os dados ficam disponíveis para exportação e depois são excluídos, como está na seção 8 dos termos. O operador só guarda dados depois disso quando a lei exigir, e pelo tempo que ela exigir.

Durante o contrato, o operador responde a pedidos razoáveis do consultório por informações sobre o tratamento dos dados (medidas de segurança, fornecedores, localização), por escrito.